Qu’est-ce qu’un bail numérique ?
Le bail numérique est un contrat de location remplissable directement en ligne. Ce document dématérialisé permet d’officialiser un accord locatif entre particuliers ou personnes morales et détermine leurs droits et obligations. Il peut être renouvelé en cours de bail ou interrompu à condition de respecter le préavis qui y figure.
Pour confirmer leur engagement dans un bail numérique, propriétaires bailleurs et locataires doivent procéder à une signature électronique.
Qu’est-ce que la signature électronique ?
La signature électronique permet de signer des documents à distance. Elle possède la même valeur qu’une signature du bail manuscrite. Pour qu’elle ait une valeur légale, il est obligatoire de vérifier l’identité du signataire par un prestataire certifié. Les contrats numériques, une fois signés, sont inaltérables et un jeton d’horodatage y est attaché, ce qui confère une plus grande sécurité du processus comparé à un document papier.
La signature électronique ne ressemble en rien à celle que vous avez l’habitude de parapher. Elle consiste en une suite de nombres qui doit être transmise minutieusement après réception.
Comment procéder à une signature du bail électronique ?
Pour que la signature du bail électronique soit valide, il faut respecter plusieurs étapes :
- visualisez chaque page du document, vérifiez le contenu et validez ;
- procédez à la vérification de votre identité à l’aide de papiers officiels ;
- après réception d’un code par SMS ou un mail de confirmation, authentifiez-vous et confirmez votre signature électronique.
C’est un procédé très simple qui s’effectue en quelques minutes. La sécurité des échanges entre les deux parties est assurée par une fonction de hachage des données.
Les avantages de la signature électronique
Que ce soit pour le bailleur ou le locataire, le bail numérique et la signature électronique confèrent de nombreux avantages.
Une rédaction guidée
Dans la plupart des modèles de baux numériques, des annotations indicatives aident à réaliser la rédaction, ce qui permet de limiter les risques de malentendus ou d’erreurs.
Un format intemporel et écologique
Le papier s’abîme avec le temps et peut se perdre facilement. Avec l’envoi d’un exemplaire numérique du bail et de toutes ses annexes à chaque signataire, les fichiers sont préservés durablement.
Un accord à distance
Pouvoir signer à distance, c’est un avantage très important quand le bailleur ou le locataire n’ont pas la possibilité d’être sur place pour conclure l’accord de location. Inutile de prendre un rendez-vous et de décaler votre emploi du temps. Pas besoin non plus de réaliser des envois de courriers en recommandé à répétition !
Un processus sécurisé
Les modèles de baux numériques certifiés et prestataires de signature électronique sont encadrés par la loi pour assurer au propriétaire comme au locataire, une sécurité optimale de leurs échanges.
Assurez-vous de l’authenticité des sites internet sur lesquels vous souhaitez réaliser votre contrat de location avant de procéder à sa rédaction.
Quels sont les documents à annexer au bail de location ?
Depuis la loi Alur, les documents à annexer au bail de location sont de plus en plus nombreux :
- l'état des lieux d’entrée ;
- le dossier de diagnostics techniques .
- le règlement de copropriété le cas échéant ;
- la notice des droits et devoirs des locataires.
Avec le bail numérique, les annexes peuvent bénéficier de la signature électronique. Cependant, effectuer un état des lieux à distance n’est pas chose aisée, car cela requiert la présence du locataire sur place.
Utiliser un format papier est donc plus pratique dans ce cas précis.
La signature électronique des cautions
Le passage à la signature électronique des cautions a été rendu possible par la loi ELAN (pour l'Évolution du Logement de l’Aménagement et du Numérique). C’est un véritable avantage lorsque le domicile du garant est éloigné du logement à louer.
Que vérifier avant de signer un bail locatif ?
Avant de passer à la signature électronique de votre bail numérique, assurez-vous de la conformité de toutes ces informations :
- le montant du loyer et les modalités de paiement ;
- l’identité de tous les signataires ;
- les documents annexes ;
- le type de logement et la surface habitable ;
- la valeur du dépôt de garantie ;
- les clauses présentes dans le contrat de bail ;
- la durée du bail numérique ;
- les éventuels frais d’agence.
Maintenant que vous savez tout sur la signature du bail électronique, n’hésitez pas à parcourir nos nombreuses pages de conseils sur les types de baux ou la rédaction d’un contrat locatif.
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