La gestion administrative de la copropriété
Le syndicat est tout d’abord chargé de faire appliquer le règlement de copropriété par tous les occupants de l’immeuble (propriétaires comme locataires).
La gestion administrative est l’un des postes les plus importants d’un syndic, qui s’assure que tous les occupants respectent les mêmes règles. Le syndic doit gérer les différents travaux des parties communes et s’assurer que l’immeuble est en parfait état.
Il tient à jour un carnet d’entretien où sont stipulés tous les travaux effectués dans l’immeuble.
En cas d’urgence, le syndic peut décider la réalisation de travaux si ces derniers sont absolument nécessaires.
Afin d’être à jour, le syndic devra, par ailleurs, tenir un journal des copropriétaires avec leurs coordonnées et la répartition des lots.
Le syndic de copropriété doit également programmer une assemblée générale, au minimum une fois par an. Dans cette optique, il préparera avec le Conseil Syndical l’ordre du jour des points à débattre. Il veillera ensuite à informer les habitants des décisions prises.
Le syndic de copropriété devra obligatoirement souscrire à une assurance responsabilité civile pour le compte du syndicat des copropriétaires.
La gestion financière de la copropriété
Le syndic assure la gestion financière et comptable de l’immeuble. Il est tout d’abord chargé d’établir le budget prévisionnel de la copropriété.
La copropriété doit adopter une comptabilité d'engagement, dite « en partie double ». Pour ce faire, chaque opération comptable doit s'enregistrer par une écriture en deux temps : le débit d'un compte et le crédit d'un autre compte. Le montant du débit devra impérativement être égal au montant du crédit. Le syndic devra, par ailleurs, tenir une liste des comptes numérotés qui seront classés selon une nomenclature obligatoire. Ces comptes se divisent en 5 classes différentes :
- Classe 1 : Provisions, avances, subventions et emprunts,
- Classe 4 : Copropriétaires et comptes tiers,
- Classe 5 : Comptes financiers,
- Classe 6 : Comptes de charges,
- Classe 7 : Comptes de produits.
Toutes les écritures comptables doivent comporter des mentions obligatoires comme le libellé, la date et le lieu de la facture, l’objet et la date de l’appel de fonds. Tous les comptes du syndicat sont soumis à l’approbation des copropriétaires une fois par an. Ils sont divisés en 5 annexes comptables :
- Annexe 1 : L’état financier après répartition,
- Annexe 2 : Les comptes de la gestion générale et le budget prévisionnel,
- Annexe 3 : Les comptes de gestion pour opérations courantes et budget prévisionnel par clés de répartition,
- Annexe 4 : Les comptes de gestion pour travaux et opérations exceptionnels,
- Annexe 5 : L’état des travaux et opérations exceptionnels non clôturés à la fin de l’exercice.
Comment choisir un syndic de copropriété ?
Il existe deux sortes de syndic de copropriété : professionnel ou non professionnel (c’est-à-dire un copropriétaire). La copropriété a donc le choix entre ces deux syndics.
Le syndic professionnel est, comme son nom l’indique, un véritable professionnel en la matière. Il est titulaire d'une carte portant la mention "gestion immobilière" ou "syndic" (pour les cartes délivrées depuis le 1er juillet 2015).
Il doit prouver qu’il dispose d'une garantie financière permettant la restitution des sommes versées par les copropriétaires. Mais aussi d'une assurance qui couvre sa responsabilité civile et professionnelle. La mission du syndic de copropriété professionnel est mentionnée dans le contrat qui le lie au syndicat des copropriétaires. Ce contrat est librement rédigé et défini entre le syndic et le syndicat des copropriétaires. Il est ensuite soumis à l'approbation de l'assemblée générale entre les différents copropriétaires.
Concernant le syndic non professionnel, il s’agit donc d’un copropriétaire. Il a la possibilité de s’occuper de la copropriété à titre gratuit (il est donc syndic bénévole) en se faisant rembourser uniquement les frais exposés. Il peut également être rémunéré par la copropriété. À l’inverse du syndic professionnel, il n'est pas obligé de souscrire une assurance responsabilité civile. Cependant, il est dans son intérêt de le faire. Les frais de cette assurance sont pris en charge par la copropriété.
Comme vous vous en doutez, Citya vous conseille de choisir un syndic de copropriété professionnel, tel que le nôtre.
Comment est désigné un syndic de copropriété ?
Ce sont les copropriétaires qui choisissent leur syndic de copropriété lors d’un vote en assemblée générale.
Au moment de la désignation d’un syndic, le conseil syndical effectue une mise en concurrence. Cela signifie que plusieurs projets sont proposés. Un copropriétaire peut également proposer la candidature d’un ou plusieurs syndics. Les projets communiqués par le conseil syndical et les copropriétaires doivent être joints à la convocation à l'assemblée générale. Les copropriétaires ont donc ainsi plus de temps pour lire et analyser les différents candidats au syndic. La mise en concurrence n’est pas obligatoire dans certains cas.
En effet, lorsqu’une décision de l’assemblée générale annuelle, précédant celle appelée à désigner un syndic, dispense le conseil syndical à la majorité absolue (majorité des voix de tous les copropriétaires / loi du 10.7.65 : art. 25).
Cette question doit être inscrite à l'ordre du jour de l'assemblée générale concernée. Aussi, dans le cas où la copropriété n’a pas institué de conseil syndical, la mise en concurrence n’est pas nécessaire.
À ce moment-là, l’assemblée générale va convoquer ses membres et est appelée à choisir un nouveau syndic et approuve son contrat à la majorité absolue (c’est-à-dire à la majorité des voix de tous les copropriétaires / loi du 10.7.65 : art. 25).
Que faire s’il n’y a pas la majorité absolue ?
Si la majorité nécessaire n’a pas été atteinte lors du choix du nouveau syndic, celui-ci sera sélectionné par le président du tribunal judiciaire.
Ce président est saisi soit par les copropriétaires, soit par un ou plusieurs membres du conseil syndical, ou bien par le maire de la commune où se trouve la copropriété.
Qu’en est-il des copropriétés coopératives ?
L'ensemble des copropriétaires participe à la gestion et à l’administration de la copropriété, sans recours à un syndic professionnel (sur le plan technique, la conservation des documents, les différentes obligations syndicales, etc).
Il est donc nécessaire d’avoir d’excellentes compétences personnelles pour gérer une copropriété.
La création d’un conseil syndical reste obligatoire afin de réaliser les différentes tâches administratives. Le syndic est donc désigné parmi les membres de ce conseil.